Négocier les préoccupations uniques en matière de continuité des activités et de gestion des risques lorsque les cadres supérieurs voyagent

Il existe des aspects et des complexités uniques lorsque les dirigeants de C-Suite voyagent pour affaires. Cette entrée est dédiée à fournir un bref aperçu de la manière dont les responsables des voyages d'affaires peuvent appliquer les meilleures pratiques aux voyages d'affaires de leur propre suite exécutive.

Il existe de grandes différences entre les voyages en suite exécutive et les autres voyages d'affaires. Quelques-unes des considérations supplémentaires incluent les membres de la famille des dirigeants, le niveau de profil, la reconnaissabilité, les enlèvements et les rançons (K&R) et la tendance accrue à enfreindre la politique. Les défis et l’utilisation inefficace des ressources résultant de ce comportement amènent souvent les gestionnaires de voyages à faire une pause et à réévaluer leur propre stratégie. Découvrons quelques raisons de non-conformité et examinons les effets de la non-conformité que certains de nos gestionnaires de voyages pourraient reconnaître.

Causes de non-respect de la politique de voyage :

• Minimiser la gravité des menaces
• Personnalité, "Le Commandant"
• En désaccord avec l’évaluation des risques en raison d’expériences passées
• Trop occupé
• Les services spéciaux, tels que Executive Protection, sont trop chers ou attirent trop l'attention

Effets du non-respect par la C-Suite de la politique de voyage :

• Les réservations frauduleuses entraînent l'absence de données de voyage et limitent, voire éliminent, les communications et l'accès à l'intelligence de localisation.
• La découverte ou le partage de détails de voyage de dernière minute met à rude épreuve les ressources de plusieurs départements qui doivent rapidement pivoter pour fournir des conseils, sécuriser les documents d'immigration et la protection des dirigeants, effectuer une évaluation de la sécurité des hôtels/destinations et mettre en œuvre des éléments d'atténuation des risques informatiques, etc.
• La non-conformité au niveau de la direction augmente la probabilité que d’autres adoptent la non-conformité

Comment les gestionnaires de voyages peuvent améliorer la conformité

• Documenter les préoccupations et les comportements (maintenir la confidentialité)
• Partagez vos préoccupations et vos comportements avec les voyageurs exécutifs respectueux des politiques et demandez-leur de vous aider dans la conversation.
• Avoir une conversation. La conversation sera mieux accueillie si elle est menée en invoquant une véritable préoccupation pour le bien-être et la sécurité des voyageurs/autres membres du personnel et de leur famille, par opposition à une discussion intense invoquant le non-respect.
• Organiser une formation sur les politiques et les ressources avec la suite exécutive et leurs organisateurs de voyages. Planifiez des enregistrements EA réguliers
• Organisez un Travel Risk Road Show pour présenter les partenaires en matière de renseignement sur les risques et de sécurité, d'intervention d'urgence et de TMC et présenter leurs services (de la nourriture et des petits cadeaux attireront les foules)
• Promouvoir, promouvoir et promouvoir encore davantage le programme, en utilisant les canaux de communication de l'organisation

Dans une entrée ultérieure, nous partagerons quelques stratégies éprouvées pour atténuer ces risques de non-conformité et pour améliorer la conformité aux politiques au sein du groupe de la haute direction de votre entreprise. Les ressources du comité des risques de la GBTA comprennent une expertise dans la négociation de ces défis du point de vue de la protection des dirigeants, de la gestion des voyages d'affaires et de l'aviation privée.